Private Dokumente

import { Image } from ‘astro:assets’; import markPrivate from ’../../../../assets/screenshots/mark-as-private.png’;

Hinweis

Nur in der AppExchange Edition verfügbar. Erfordert den Isolated Storage Mode auf der jeweiligen Komponenteninstanz.

Übersicht

Jeder Benutzer kann eine Datei als privat markieren. Eine private Datei ist nur sichtbar für:

1. Den Benutzer, der sie als privat markiert hat (gespeichert in Owner_Id__c am Sichtbarkeits-Junction).
2. Benutzer mit der Custom Permission Tucario_View_Private_Documents – typischerweise Admins, HR oder Compliance-Verantwortliche über das Permission Set Tucario - View Private Documents.

Private Dateien zeigen in der Listen- und Kachelansicht ein Schlosssymbol neben dem Dateinamen an.

Datei als privat markieren

1. Öffnen Sie das Kontextmenü der Datei.
2. Wählen Sie Mark as Private.
3. Neben dem Dateinamen erscheint ein Schlosssymbol; die Datei ist nun für alle außer dem Besitzer und Benutzern mit „View Private”-Berechtigung ausgeblendet.

Privat-Markierung entfernen

Der Besitzer (sowie jeder Benutzer mit View Private Documents) kann die Markierung entfernen:

1. Öffnen Sie das Kontextmenü der privaten Datei.
2. Wählen Sie Remove Private.
3. Das Schlosssymbol verschwindet, und die Datei unterliegt wieder den normalen Sichtbarkeitsregeln (einschließlich etwaiger Kategoriebeschränkungen).

Wer kann eine private Datei sehen?

Benutzer	Kann die Datei sehen?
Der Besitzer (der sie als privat markiert hat)	Ja
Benutzer mit der Berechtigung View Private Documents	Ja
Alle anderen	Nein – die Datei wird serverseitig herausgefiltert und erscheint in der Liste nie, auch wenn der Benutzer zuvor von ihrer Existenz wusste

Kombination mit Kategorien

Privat- und kategoriebasierte Sichtbarkeit greifen ineinander – beide Prüfungen müssen bestanden werden, damit eine Datei sichtbar ist. Ist eine Datei privat und einer ausschließlich für HR-Mitarbeitende sichtbaren Kategorie zugewiesen, können nur Benutzer, die beide Hürden überwinden (der Besitzer mit HR-Rolle oder ein „View Private”-Benutzer mit HR-Rolle), sie sehen. Die vollständige Filterlogik finden Sie unter Sichtbarkeitssteuerungen.

Technischer Hintergrund

Wenn Sie eine Datei als privat markieren, schreibt Smarter Files in das Tucario_File_Visibility__c-Junction:

• Setzt Is_Private__c = true.
• Setzt Owner_Id__c auf den aktuellen Benutzer (erzwungen durch die Validierungsregel Owner_Required_When_Private – Owner_Id__c darf nicht leer sein, wenn Is_Private__c wahr ist).

Die gesamte Filterung erfolgt serverseitig in getFilesList(), bevor die Antwort den Salesforce-Server verlässt – private Dateien werden nie an nicht autorisierte Browser gesendet.