Controles de Visibilidad

Nota

Esta función está disponible solo en la Edición AppExchange y requiere que el Storage Mode del componente esté configurado en Isolated.

Descripción General

Los controles de visibilidad permiten a los administradores restringir el acceso a archivos basándose en categorías de documentos y roles de usuario. Los archivos pueden asignarse a categorías, y cada categoría puede restringirse a roles específicos — los usuarios fuera de esos roles no verán los archivos. Además, cualquier usuario puede marcar un archivo como privado, haciéndolo visible solo para sí mismo y los visualizadores autorizados.

Todo el filtrado se realiza del lado del servidor — los archivos a los que un usuario no tiene acceso nunca se envían al navegador.

Requisito de Modo de Almacenamiento

Los controles de visibilidad solo están disponibles cuando el Storage Mode del componente está configurado en Isolated:

	Standard	Isolated
Archivos visibles en la lista relacionada estándar de Files	Sí	No
Asignación de categorías	No disponible	Disponible
Marcar como Privado	No disponible	Disponible
Filtrado de visibilidad basado en roles	No disponible	Disponible

En el modo Isolated, los archivos se vinculan al registro exclusivamente a través de un registro de unión — no aparecen en la lista relacionada estándar de Files de Salesforce.

Categorías de Documentos

¿Qué Son las Categorías?

Una categoría es una etiqueta asignada a un archivo que determina quién puede verlo. Las categorías son definidas por un administrador a través del Configuration Wizard y se almacenan como registros de Custom Metadata Type.

Ejemplos:

• Registros Médicos
• Informes Financieros
• Contratos Legales
• Memorándos Internos

Cómo Funciona el Filtrado por Categorías

Cada categoría tiene una lista de roles permitidos. Cuando un archivo tiene una categoría asignada:

• Si el rol del usuario está en la lista de permitidos → el archivo es visible
• Si el rol del usuario NO está en la lista de permitidos → el archivo está oculto
• Si no hay roles asignados a una categoría → el archivo es visible para todos
• Si un archivo no tiene categoría → el archivo es visible para todos

Asignar Categorías a Archivos

Los usuarios con el conjunto de permisos Tucario - Manage File Categories pueden asignar categorías:

1. Haz clic en el menú de acciones de un archivo.
2. Selecciona Set Category.
3. Elige una categoría del selector, o selecciona No Category para eliminar la asignación actual.

La visibilidad del archivo se actualiza inmediatamente.

Gestionar Categorías

Las categorías se gestionan a través del Configuration Wizard en la aplicación Smarter Files:

1. Abre la aplicación Smarter Files by Tucario desde el App Launcher.
2. Haz clic en Manage Document Categories.
3. Paso 1 — Tipos de Documento: Agrega categorías con nombres y descripciones opcionales.
4. Paso 2 — Asignar Roles: Para cada categoría, selecciona qué roles pueden ver los archivos de esa categoría.
5. Paso 3 — Revisar y Desplegar: Revisa la configuración y haz clic en Deploy.

Nota

Eliminar una categoría: Cuando eliminas un tipo de documento del wizard y despliegas, el registro subyacente de Custom Metadata Type no se elimina — se desactiva (Is_Active = false). Las categorías desactivadas ya no aparecen en el selector de categorías ni filtran archivos. Esto se debe a que la Salesforce Metadata API no permite eliminar registros de Custom Metadata Type desde Apex.

Documentos Privados

Marcar Archivos como Privados

Cualquier usuario puede marcar un archivo como privado en el modo Isolated:

1. Haz clic en el menú de acciones de un archivo.
2. Selecciona Mark as Private.
3. Aparece un icono de candado junto al nombre del archivo.

El archivo ahora es visible solo para:

• El usuario que lo marcó como privado (el propietario)
• Los usuarios con el conjunto de permisos Tucario - View Private Documents

Eliminar el Estado Privado

El propietario del archivo puede eliminar la marca de privado:

1. Haz clic en el menú de acciones del archivo privado.
2. Selecciona Remove Private.
3. El archivo vuelve a las reglas de visibilidad normales.

Lógica de Filtrado Combinado

Cuando un archivo tiene tanto una categoría como una marca de privado, ambas verificaciones deben cumplirse para que el archivo sea visible:

For each file:
  1. Private check:
     If file is private AND user is not the owner
     AND user lacks "View Private Documents" permission → HIDE

  2. Category check:
     If file has a category with permitted roles
     AND user's role is not in the list
     AND user lacks "Manage Categories" permission → HIDE

  3. Otherwise → SHOW

Conjuntos de Permisos

Conjunto de Permisos	Propósito
Tucario Files	Acceso básico. Otorga acceso a la aplicación, controladores y objeto de unión. Asignar a todos los usuarios.
Tucario - Manage File Categories	Permite asignar categorías a archivos. Omite el filtrado por categorías — los usuarios con este permiso ven todos los archivos independientemente de la categoría.
Tucario - View Private Documents	Permite ver archivos marcados como privados por otros usuarios.

Casos de Uso

• Registros médicos visibles solo para gerentes de RRHH y personal médico.
• Informes financieros restringidos al equipo de finanzas.
• Contratos legales accesibles solo para roles del departamento legal.
• Archivos adjuntos sensibles marcados como privados por usuarios individuales para uso personal.
• Documentos en borrador ocultos de roles externos hasta estar listos.