Documentos Privados

import { Image } from ‘astro:assets’; import markPrivate from ’../../../../assets/screenshots/mark-as-private.png’;

Nota

Disponible solo en la Edición AppExchange. Requiere el modo de almacenamiento Isolated en la instancia del componente.

Descripción General

Cualquier usuario puede marcar un archivo como privado. Un archivo privado solo es visible para:

1. El usuario que lo marcó como privado (registrado en Owner_Id__c en la unión de visibilidad).
2. Los usuarios con el permiso personalizado Tucario_View_Private_Documents — normalmente asignado a administradores, RRHH o responsables de cumplimiento mediante el conjunto de permisos Tucario - View Private Documents.

Los archivos privados muestran un icono de candado junto al nombre del archivo tanto en la vista de Lista como en la de Mosaico.

Marcar un Archivo como Privado

1. Abre el menú contextual del archivo.
2. Selecciona Mark as Private.
3. Aparece un icono de candado junto al nombre del archivo; el archivo ahora está oculto para todos excepto para el propietario y los usuarios con View Private Documents.

Eliminar la Marca de Privado

El propietario (y cualquier usuario con View Private Documents) puede eliminar la marca:

1. Abre el menú contextual del archivo privado.
2. Selecciona Remove Private.
3. El icono de candado desaparece y el archivo vuelve a las reglas de visibilidad normales (incluidas las restricciones de categoría que pudiera tener).

Quién Puede Ver un Archivo Privado

Usuario	¿Puede ver el archivo?
El propietario (quien lo marcó como privado)	Sí
Usuario con permiso View Private Documents	Sí
Todos los demás	No — el archivo se filtra del lado del servidor y nunca aparece en la lista, aunque antes supieran que existía

Combinación con Categorías

La visibilidad privada y la basada en categorías se aplican en conjunto — ambas verificaciones deben cumplirse para que un archivo sea visible. Si un archivo es privado y está asignado a una categoría exclusiva para RRHH, solo los usuarios que superen ambos controles (el propietario con rol de RRHH, o un usuario con View Private Documents y rol de RRHH) podrán verlo. Consulta Controles de Visibilidad para la lógica completa de filtrado.

Detrás de Escena

Cuando marcas un archivo como privado, Smarter Files escribe en la unión Tucario_File_Visibility__c:

• Establece Is_Private__c = true.
• Establece Owner_Id__c como el usuario actual (aplicado por la regla de validación Owner_Required_When_Private — Owner_Id__c no puede ser nulo cuando Is_Private__c es verdadero).

Todo el filtrado ocurre del lado del servidor en getFilesList() antes de que la respuesta salga del servidor de Salesforce, por lo que los archivos privados nunca se envían a navegadores no autorizados.